Yritystoiminnassa sopimusten tekeminen on usein jokapäiväistä. On kuitenkin tärkeää huomioida, että kaikilla ei ole oikeutta solmia sitovia sopimuksia eli edustaa yritystä sen nimissä.
On hyvä mennä yrityksen perustietojen äärelle.
Yrityksen edustaminen on määritelty aina yrityksen yhtiöjärjestyksessä eli jo perustamisesta lähtien nämä asiat ovat julkisesti kirjattu kaikkien saataville.
Tämä tieto on lopulta melko helppo löytää suomessa.
Suomessa yritysten kaupparekisteriote on mahodllista ladata omalle koneellesi Virre-tietopalvelusta https://virre.prh.fi/.
Kaupparekisteriotteesta löytyy kohta edustaminen.
GlobalLegalCheck:n palvelussa on helpottava työkalu
Tarkistamme lukemalla kaupparekisteriotteesta nimenomaan tämän edustamis eli allekirjoitusoikeudet tiedon.
Yleisesti se on jotain tämän kaltaista:
5 § Yhtiötä edustavat paitsi hallitus, myös hallituksen
puheenjohtaja ja toimitusjohtaja kumpikin yksin ja hallituksen
jäsenet kaksi yhdessä. Lisäksi hallitus voi antaa nimetylle
henkilölle prokuran tai oikeuden yhtiön edustamiseen.
Oikeiden valtuuksien ymmärtäminen on tärkeää, jotta sopimukset ovat lainvoimaisia eli niiden pätevyyttä ei voida jälkikäteen kiistää.
Edustusoikeudet kannattaa siis tarkistaa kaupparekisteristä, erityisesti ennen merkittäviä sopimusneuvotteluja ja allekirjoittamista.
GlobalLegalCheck:llä on tähän varmentava, auttava työkalu palvelussa käytössä.
Kustannustehokas toimintamalli on seuraava:
- Menet selaimella osoitteeseen https://virre.prh.fi/
- Haet yrityksen, jonka kanssa olet allekirjoittamassa sopimusta
- Haet yrityksen kaupparekisteriotteen, joka on ilmainen pdf tiedosto.
- Talletat PDF-tiedoston koneellesi. Voit toki sen lukea.
- Lataat PDF-tiedoston GlobalLegalCheck palveluun ja palvelu lukee sen sisään.
- Edustajat listataan ja voit näin verrata niitä allekirjoittajiin.
Tämä on toki tapa vain varmistaa tuo tarvittu edustaminen tieto.
Yrityksen nimissä sopimuksia voivat tehdä vain henkilöt, joilla on siihen laillinen tai erikseen annettu valtuutus – muuten sopimus voi olla pätemätön.
Osakeyhtiölain mukaisesti toimitusjohtaja voi tehdä päivittäiseen liiketoimintaan liittyviä sopimuksia, kun taas hallitus päättää merkittävistä sitoumuksista.
Prokuristit, valtakirjalla valtuutetut henkilöt ja asemavaltuutetut työntekijät voivat tehdä sopimuksia valtuutuksensa rajoissa, mutta eivät poikkeuksellisen laajoja tai epätavallisia sopimuksia.
Yleisimmät sopimuksia tekevät yrityksen tahot ovat:
A. Toimitusjohtaja
Toimitusjohtajalla on asemansa perusteella oikeus tehdä yrityksen päivittäiseen liiketoimintaan liittyviä sopimuksia. Tämä valtuutus on määritellään osakeyhtiölaissa ja se kattaa rutiinisopimukset ja liiketoiminnan operatiiviset asiat. Toimitusjohtajan oikeus ei aina kuitenkaan ulotu merkittäviin tai laajoihin sopimuksiin, jotka vaativat yrityksen hallituksen hyväksynnän. Yhtiöjärjestyksessä voidaan erikseen määrätä, että yhtiökokous päättää toimitusjohtajan ja hallituksen yleistoimivaltaan kuuluvasta asiasta.
Huom. kaikissa yhtiöissä ei ole pakko valita toimitusjohtajaa, eli hallitus on ainoa pakollinen päättävä elin kaikissa yrityksissä osakeyhtiölain nojalla.
B. Hallitus
Yrityksen hallitus vastaa osakeyhtiölain mukaan päätöksistä. Hallitus tekee merkittävät sopimukset, yritysostot, suurinvestoinnit tai muihin pitkäaikaisiin sitoumuksiin liittyvät sopimukset. Hallitus voi valtuuttaa yksittäisiä henkilöitä neuvottelemaan ja allekirjoittamaan sopimuksia.
C. Prokuristit ja muut valtuutetut henkilöt sekä asemavaltuudella toimivat
Huom:
Yksityisellä elinkeinonharjoittajalla eli toiminimellä toimiva yrittäjä itse tekee kaikki sopimukset, sillä yritys ja yrittäjä ovat juridisesti sama toimija.
Yritys voi myöntää erityisvaltuutuksia, kuten prokuran, joka oikeuttaa henkilön edustamaan yritystä tietyissä oikeustoimissa.
Prokuristi voi tehdä sopimuksia yrityksen puolesta, mutta ei voi mm. luovuttaa kiinteistöjä ilman erillistä valtuutusta.
Parannamme palveluamme jatkuvasti ja yritämme auttaa yrittäjiä sopimisen oikeellisuudessa.
Hallitus, toimitusjohtaja tai prokuristi ja ymmärrys allekirjoittajan oikeuksista ovat tärkeä juridinen tieto.
Tietoa ennen sopimista pyritään luomaan palvelumme kautta, jotta sopimukset olisivat oikein ja pitäviä.
Voisi olla todella turhauttavaa riidellä sopimuksesta, jonka allekirjoittaja ei ollut allekirjoituskelpoinen.
Normaaleissa päivittäisissä sopimuksissa sopiminen tehdään asemavaltuutuksen perusteella. Kun työntekijällä on ulkoisesti havaittava asema, johon kuuluu oikeus tehdä sopimuksia kuten myyjät. Asema ei kuitenkaan aina riitä kaikissa tapauksissa. Tässä kohtaa terve järki ja riskinymmärrys aina auttaa.
Yhtiön edustajat on aina mahdollista pyytää ja suomessa helppo löytää.
Sähköinen allekirjoitus
Sähköinen allekirjoitus antaa läpinäkyvän prosessin yhtiön edustajan hallintaan. Kun henkilö on tunnistettu ja hän on yhtiön edustaja on tilanne selkeä.
Helpotamme edustamisen kautta tuomaa allekirjoittamisen selkeyttä alustamme avulla.
Edustamisen eli allekirjoitusoikeutettujen tiedot on helppo tuoda palveluun ja sähköisen allekirjoittamisen
kautta vahvistaminen on selkeää ja helppoa.
Juridiikka kannattaa ja fiksut pärjää aina.